¿Tengo que guardar los datos de las personas que me escriben a través de mi web?
Si tienes un formulario de contacto en tu web, es posible que alguna vez te hayas hecho esta pregunta:
¿Tengo que guardar los datos de las personas que me escriben a través de mi web? ¿Qué tengo que hacer con los datos de las personas que me escriben?
Nombre, email, teléfono, mensaje…
Cuando empecé a informarme sobre cómo funcionaba todo esto, yo también pensaba que tenía que crear un archivo con esos datos, protegerlo con contraseña y conservarlo durante un tiempo determinado.
Pero no es tan sencillo como «tengo un formulario, así que tengo que crear un archivo con todos los contactos».
Y tampoco significa que puedas olvidarte de esos datos en cuanto alguien pulsa el botón de enviar.
Vamos a verlo de una forma sencilla.
¿Qué pasa cuando alguien rellena un formulario de contacto?
Imagina que alguien entra en tu web y te escribe:
«Hola, estoy interesada en tus servicios. ¿Puedes contarme cómo trabajas?»
Esa persona puede dejar su nombre, su email y el mensaje que quiere enviarte.
En ese momento, sus datos empiezan a formar parte del proceso que tienes configurado para gestionar las consultas de tu web.
Por ejemplo, en mi caso, cuando alguien utiliza mi formulario de contacto, recibo la consulta en mi correo electrónico.
La leo, puedo responder, continuar la conversación y, cuando esos datos ya no son necesarios, eliminarlos siguiendo el criterio de conservación que corresponda.
No necesito crear además un Excel con todas las personas que me han escrito simplemente porque hayan utilizado el formulario.
Entonces, ¿tengo que crear un archivo con todos los contactos?
No necesariamente.
Tener un formulario de contacto no significa automáticamente que tengas que crear una base de datos de todas las personas que lo utilizan.
Esta es una de esas cosas que pueden parecer mucho más complicadas de lo que realmente son cuando empiezas a montar tu propia web.
Es posible que hayas pensado algo parecido a esto:
- Alguien rellena el formulario.
- Sus datos llegan a mi correo.
- Tengo que copiarlos a un documento.
- Tengo que proteger ese documento con contraseña.
- Tengo que guardar todos esos datos durante un tiempo.
Pero el hecho de que una persona te contacte a través de un formulario no obliga por sí mismo a crear ese archivo adicional.
Lo importante es que sepas qué datos estás recogiendo, para qué los necesitas y qué ocurre con ellos.
Pero entonces, ¿dónde se guardan los datos del formulario?
Aquí hay algo que muchas veces olvidamos: que tú no hayas creado un archivo no significa que los datos no estén almacenados en algún sitio.
Dependiendo de cómo esté configurada tu web, una consulta puede pasar por diferentes lugares.
Por ejemplo:
Formulario → servidor/web → correo electrónico → tu gestor de correo
Y algunos formularios también pueden guardar las consultas dentro del propio WordPress o en el servicio que utilices para gestionar los formularios.
Por eso, cuando diseño una web, no me fijo solamente en que el formulario funcione y tenga un aspecto bonito.
También es importante saber qué ocurre con la información después de que alguien pulsa «Enviar».
¿Y qué hago con los emails que recibo?
Esta es probablemente la parte más práctica.
Si utilizas un formulario de contacto para recibir consultas sobre tus servicios, esos mensajes pasan a formar parte de tu gestión habitual.
Puedes necesitarlos durante un tiempo para:
- responder a la persona;
- continuar una conversación;
- preparar un presupuesto;
- gestionar un posible proyecto;
- consultar información relacionada con una solicitud.
Pero eso no significa que tengas que conservar indefinidamente todos los mensajes que has recibido desde que pusiste tu web.
Una buena pregunta que puedes hacerte es:
¿Sigo necesitando estos datos para la finalidad para la que los recogí?
Si la respuesta es no, tendrás que revisar qué información puedes eliminar y qué información, en su caso, necesitas conservar por otros motivos.
¿Y la casilla de «He leído la política de privacidad»?
Aquí suele aparecer otra confusión.
Cuando alguien rellena un formulario de contacto, es habitual que encuentre una casilla relacionada con la política de privacidad.
Por ejemplo:
«He leído la política de privacidad y la información sobre el tratamiento de mis datos.»
Esa casilla no significa que tengas que guardar una copia del formulario en una carpeta para demostrar que alguien la marcó.
En un formulario de contacto como este, la finalidad es informar a la persona sobre qué ocurre con sus datos antes de enviarlos.
Y hay algo importante:
informar sobre el tratamiento de los datos y pedir permiso para utilizarlos con otra finalidad no son necesariamente la misma cosa.
Por ejemplo, si alguien te escribe porque quiere pedirte información sobre tus servicios, una cosa es gestionar esa consulta y otra muy distinta utilizar después sus datos para enviarle comunicaciones comerciales.
¿Y si quiero enviar publicidad a las personas que me escriben?
Aquí sí cambia el planteamiento.
Imagina que alguien te escribe para preguntarte por tus servicios y, después, quieres empezar a enviarle emails con tus ofertas, novedades o promociones.
Ya no estarías utilizando esos datos únicamente para gestionar la consulta que te hizo.
Estarías utilizándolos para otra finalidad.
Y esa situación merece plantear el formulario de otra manera, incluyendo un campo a marcar para un consentimiento específico relativo a las comunicaciones comerciales.
Por eso no conviene pensar:
«Como alguien me ha escrito a través del formulario, ya puedo utilizar su email para lo que quiera.»
No funciona así.
Si este es tu caso y quieres saber cómo plantear las comunicaciones comerciales de tu web, es mejor revisar ese supuesto específicamente.
No necesitas complicar tu formulario más de lo necesario
Si tienes una pequeña empresa y gestionas tú misma tu web, es muy fácil acabar pensando que necesitas una carpeta para cada cosa, un Excel para cada dato y un sistema enorme para controlar todos los contactos.
Y muchas veces el primer paso es mucho más sencillo:
entender qué datos recoge realmente tu web y qué ocurre con ellos.
Porque no es lo mismo tener un formulario de contacto para recibir consultas que utilizar esos datos para enviar publicidad, crear una base de contactos o realizar otras acciones.
Cada finalidad puede requerir un planteamiento diferente.
En resumen
Si tienes un formulario de contacto en tu web:
- No tienes que crear automáticamente un archivo con todos los datos de las personas que te escriben.
- Sí necesitas saber qué datos estás recogiendo y dónde terminan.
- Los datos pueden estar en tu correo, en WordPress, en el servicio que gestiona el formulario o en otros sistemas que utilices.
- No necesitas conservar información indefinidamente porque sí.
- La casilla de privacidad no significa automáticamente que puedas utilizar esos datos para cualquier otra finalidad.
- Si quieres utilizar los datos para enviar comunicaciones comerciales, debes plantearlo de forma específica.
La clave está en saber qué datos estás recogiendo, para qué los necesitas y qué ocurre con esa información después.
Y esto es precisamente una de las cosas que muchas veces quedan detrás de una web: no solo importa cómo se ve o cómo funciona, sino también qué pasa cuando alguien empieza a utilizarla.
¿No tienes claro qué ocurre con los datos de tu formulario?
Si tienes una web y no sabes exactamente dónde se están guardando los datos que recibes, qué información recoge tu formulario o si las casillas que tienes actualmente están bien planteadas, puedo ayudarte a revisarlo.
Podemos comprobar juntas:
- dónde terminan los datos que alguien envía desde tu formulario;
- qué información estás recogiendo;
- si necesitas añadir alguna casilla de consentimiento;
- si las casillas que ya tienes están planteadas de forma adecuada;
- y qué ocurre con esos datos después de recibirlos.
Así podrás entender qué está pasando en tu web y dejar de darle vueltas a si tienes que guardar formularios, crear archivos o añadir casillas porque sí.
Si quieres que revisemos tu formulario, escríbeme y lo vemos juntas.
